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議事録が超苦手!なんとか克服して「できる新人」と思われるには?

社会人になって1年が終わり、

がむしゃらに業務をこなしていたところから

少しずついろんなことを任されるようになってくるのが

2年目から。

 

この頃になってくると、

何でもかんでも先輩や上司に聞くこともできず

自分で考えたり、工夫しなくてはならないことも

増えてきますね。

 

そんな業務の一つの「議事録」。

会議の議題集めから始まり、

会議中も神経を張り詰めてメモを取り

最後の提出までの道のりはとても大変。

 

なんとかこの業務をうまくこなし

できる新人になるための方法の一つは

フレームワーク(枠組み)を作ってしまうことです。

 

議事録って難しく考えてしまうけど

そもそも「なんのために」議事録が必要なのかというと

その会議の内容を後から見たときに

大切なことがきちんと記録され、確認できるものが必要だからです。

 

つまり、あなたの独創性なんて

全く必要ではありません。

 

一読したときに、美しく

体系だって書かれている書類であれば

じゅうぶん上司に褒められる議事録になるはずです。

 

 

議事録の苦手克服のポイントは事前準備にあり!準備のコツとは?

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さてそのような誰からも見やすい議事録を作るために

必要な「フレームワーク」。

 

これについてはまずしっかり事前に準備をしなければなりません。

 

会議が始まってから

慌ててパソコンやメモを用意したのでは

遅すぎです!!

 

議事録で書かなくてはならないことは

日付、参加者、決定事項、次回までの課題

など、明確です。

 

必要事項をきちんと配置した

フォーマットを作成してみてください。

 

自分で作成が難しければ

ネット上でダウンロードすることもできます。

 

もしくはこれまでの議事録を参考に

アレンジするのもいいかもしれません。

 

そうやって作成したフォーマットを

上司に確認してもらえれば確実。

あとは会議の時に、その形に合わせて記入していけばいいわけです。

 

また、事前準備といっても

議事録作りのフォーマットだけとは限りません。

 

私の経験で苦労したことは「議題あつめ」です。

 

忙しい上司や同僚に声をかけて議題を集め、

事前に議題について予習をしておくのは

かなり大変でした。

 

その場合も、会議の直前にあれこれ言われて

慌てて準備することのないように、

数日前から確認するということも

フレームワークのリストに入れておく必要がありますね。

 

ほめられる議事録作成のために気を付けるべきことって?

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ここまで頑張ってフレームワークを作っても

「そんなの当然でしょ」

みたいな顔をされることがあるかもしれません。

 

もう一歩ほめられる議事録作成のために

気を付けるべきこと

工夫するべきことがあります。

 

それは

「議事録を作成している人が一番客観的にその会議に参加している」

ということです。

 

好き勝手に喋っている上司や

議論が白熱している同僚の中で

あなたが唯一、その会議の進行を冷静に見ることができ

会議の本質を見逃さずに済む立場なのです。

 

ですから、議事録を作成しつつも

会議があらぬ方向に向かっている時に

あなたが「それでは○○で決定ですね」

「○○が期限ですね」

と声を出すことで、会議の舵を取ることができ

上司からも、しっかり大切なことを見極めているな

と高い評価を受けることができるのです。

 

まとめ

つまり議事録作成とは一見、

とるに足らない雑用のように見えて、

実はあなたの仕事の能力を見せつける

とっておきの業務でもあるのです。

 

会議の始める数日前から

フレームワークに従って情報を集め必要なものを準備し、

会議が始まったら適切に情報を集約し、

必要に応じて会議の方向を正すミッションが与えられているわけです。

 

会議が終わってからも、

書いたものをきちんと確認し、誤字脱字を直し

誰から見てもわかりやすい形にして保存することで

とても重要な書類として蓄積されていくのです。

 

議事録をきちんと書ける人であれば

他のどんな業務もきちんとできる!

 

そのように周りからは評価されるようになるでしょう。

 

このようにあなたの能力を見せつけることのできる

議事録作成業務。

 

ぜひぜひ張り切って取り組んでくださいね。