子どもが小学生になるとやってくるのが、PTAの活動ですね。
PTA総会は大切なPTAの活動の一つではありますが、様々な理由で欠席することがあるものです。
欠席する際には委任状の提出を求められるものですが、委任状はそもそも、どのように書けば良いのでしょうか。
また、誰に委任するものなのでしょうか。
委任するのは、“議長”か”総会の決定”が一般的です。
そして欠席理由の記入欄がある場合は、丁寧かつ簡潔に欠席理由を記載するのがベストですよ。
実際の書き方の例も含めて、これから詳しくご紹介していきますね。
PTA総会の委任状の欠席理由はどう書く？委任って誰にするの？
委任状とはそもそも、何なのでしょうか。
委任状とは、“決議に直接かかわることのできる特定の人に、一定の事項について自分のもつ決定権を委任したことを記した文書”です。
それでは、誰に委任するのが正解なのか、ですが委任先は、“議長”か“総会の決定”です。
ただ、もしもあなたがはっきりとした意見があるにもかかわらず欠席しなければならない、という場合は、あなたと同じ意見を持っている誰かに委任するのがベストですよね。
その場合、PTA総会に出席できる人の中であらかじめ同じ意見を持っている人を探して、その人に委任するようにしましょう。
欠席理由としては、その欠席の理由をそのまま記入するようにしましょう。
嘘を付いてしまうと、後悔するものですし、嘘だとばれてしまった時に信頼を失ってしまいます。
ただし、どのような欠席理由であっても、本当は出席したかったのだという気持ちが相手に伝わるような文章にしましょう。
また、PTA総会の案内を連絡してくれたことへの感謝と、それなのに欠席してしまうお詫びの言葉も必ず入れるようにして下さいね。
委任状の書き方！欠席理由ごとにご紹介
先ほど欠席理由を記入する際のポイントをご紹介しましたが、ここでいくつか、書き方の例をご紹介しますね。
前書き・後書き（共通文）
どのような欠席理由であっても、最初に感謝とお詫びを入れます。
「先日はPTA総会のご案内を送付頂きまして、誠にありがとうございました。
ただ、大変申し上げにくいのですが、この度のPTA総会は欠席させて頂きたく存じます。」
また最後の締めとして、
「以上誠に申し訳ございませんが、ご了承のほど宜しくお願い致します。」
といった文章を付けましょう。
これらの文章の間の文章として、仕事での欠席、下の子の世話での欠席、法事での欠席、それぞれの書き方をご紹介します。
仕事での欠席の場合
「PTA総会の当日、丁度出勤日になっておりまして、仕事上の立場上、欠勤が難しい状況です。
特に最近は、私の職場のスタッフの退職者が増えており、非常に忙しくなっております。」
下の子の世話での欠席の場合
「現在下の子がまだ小さく、目が離せない状況が続いております。
身近に下の子の面倒を頼めるような親族もおりません。
来年度からは幼稚園に入学する予定となっているので出席できそうですが、今年度は難しいかもしれません。」
法事での欠席の場合
「PTA総会の当日、私の叔母の三回忌の法事があり、親族一同が会する予定となっております。
私自身、可愛がってもらった思い出のある叔母ですので、故人を偲んで手を合わせに参りたく思っております。」
作成時のポイント
どの欠席理由の際も、短くても二文くらいの文章量にしましょう。
短すぎると冷たく感じます。
ただ、長すぎても嘘っぽく聞こえてきてしまいますので、長すぎる文章も控えて下さいね。
欠席理由と、そちらを優先したい理由を述べたような文章にすると、まとまりやすくなりますよ。
まとめ
PTA総会に欠席するというだけで気が引けてしまうものですので、せめて委任状を丁寧に記入することで、あなたの思いを伝えられるようにしましょう。
あなたにとっても、あなたのお子さんにとっても、過ごしやすい小学校生活になるように、ここは手を抜かないようにしましょうね。
